כדאי להכין שם מלא של הנפטר, מספר תעודת זהות אם יש, תאריך פטירה, מקום פטירה ככל שידוע, פרטי המבקש ופרטי קשר פעילים. אם חסר פרט בסיסי, עדיף לציין זאת מראש ולא לנחש.

פרטי המבקש הם פרטי האדם שפונה או מבקש סיוע. פרטי הנפטר הם הפרטים שעליהם מבוססת הבקשה למסמך. בפניות רבות נוצר בלבול בין שני סוגי הפרטים, ולכן כדאי להפריד ביניהם לפני שמתחילים.

לא. רישומית מספקת סיוע מנהלתי פרטי בלבד, כגון בדיקת פרטים, זיהוי חוסרים והכוונה. התעודה עצמה והחלטות הקשורות אליה נמצאות אצל הגוף הרלוונטי.

אם מספר תעודת הזהות אינו ידוע, כדאי למסור את שאר הפרטים הידועים בצורה מסודרת ולציין שהמספר חסר. חוסר בפרט כזה עלול ליצור צורך בבירור נוסף.